E-Rechnungspflicht 2025: Der vollständige Leitfaden für Unternehmen

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht verlangt, dass Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) als strukturierte elektronische Rechnung ausgetauscht werden — also in einem maschinenlesbaren Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931, nicht als Papier oder als reines PDF.

Rechtliche Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das den § 14 UStG entsprechend geändert hat. Der Gesetzgeber verfolgt damit zwei Ziele: die Digitalisierung der Buchhaltung und, mittelfristig, ein Meldesystem gegen Umsatzsteuerbetrug (im Rahmen der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“, ViDA).

Wichtig ist die Unterscheidung, die viele übersehen: Empfangen-Können und Versenden-Müssen sind zwei getrennte Pflichten mit unterschiedlichen Startterminen.

Seit dem 1. Januar 2025: E-Rechnungen empfangen können

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B in der Lage sein, eine strukturierte E-Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt sofort und ohne Übergangsfrist — auch für Kleinunternehmer und für Betriebe, die selbst noch keine E-Rechnungen versenden.

Technisch genügt dafür ein E-Mail-Postfach, in dem die Rechnung ankommt. Entscheidend ist aber, dass Sie die strukturierten Daten auch auslesen, prüfen und revisionssicher aufbewahren können. Ein Betrieb, der nur PDFs öffnen kann, ist damit nicht vorbereitet.

Praktisch bedeutet das: Wenn ein Lieferant Ihnen heute eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument schickt, dürfen Sie die Annahme nicht mehr verweigern und müssen sie verarbeiten können.

Die Fristen für den Versand: 2025, 2027, 2028

Beim Versenden von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen, damit Unternehmen Zeit zur Umstellung haben:

• Bis 31. Dezember 2026: Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen — allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden.
• Ab 1. Januar 2028: Die Versandpflicht gilt für alle inländischen Unternehmen im B2B, unabhängig vom Umsatz.

Diese Ausnahmen gibt es

Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht zur E-Rechnung. Zu den wichtigsten Ausnahmen gehören:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) — hier bleibt eine sonstige Rechnung zulässig.
• Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Rechnungen an Endverbraucher (B2C) — die Pflicht betrifft nur den B2B-Bereich.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF, das Sie per E-Mail verschicken, gilt ausdrücklich nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, solange es keine strukturierten Daten enthält. Es zählt zur Kategorie „sonstige Rechnung“.

Eine E-Rechnung liegt erst dann vor, wenn die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach EN 16931 vorliegen. In Deutschland sind das üblicherweise XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (ein hybrides PDF, das das XML eingebettet mitführt).

Welche Formate erfüllen die Pflicht?

Zulässig ist jedes Format, das der Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis sind das:

• XRechnung (aktuell Version 3.0.2) — die deutsche Ausprägung als reines XML, vorgeschrieben für öffentliche Auftraggeber und dort meist mit Leitweg-ID.
• ZUGFeRD (Version 2.5.2, baugleich mit Factur-X) — ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML; im B2B beliebt, weil der Empfänger zugleich eine lesbare PDF-Rechnung erhält.
• Peppol BIS Billing 3.0 — für den Austausch über das Peppol-Netz, besonders grenzüberschreitend.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

• Empfang sicherstellen: Sie müssen XRechnung und ZUGFeRD annehmen, auslesen und archivieren können.
• Ihre Frist bestimmen: Prüfen Sie, ob für Sie die Versandpflicht 2027 (über 800.000 € Umsatz) oder 2028 gilt.
• Ausgangsweg schaffen: Sorgen Sie dafür, dass Sie aus Ihren Rechnungsdaten ein konformes Format erzeugen können — idealerweise per API, ohne Ihr bestehendes System zu ersetzen.
• Prüfen statt hoffen: Validieren Sie erzeugte Rechnungen gegen die offiziellen Regelwerke, bevor sie das Haus verlassen — ein abgelehntes Dokument beim Empfänger kostet Zeit und Geld.
• Archivierung klären: E-Rechnungen sind GoBD-gerecht und unverändert aufzubewahren.

Häufige Fehler bei der Umstellung

• Ein bestehendes PDF einfach „ZUGFeRD“ nennen, ohne korrekt eingebettetes, konformes XML.
• Die Leitweg-ID bei Rechnungen an Behörden vergessen — das führt zur Ablehnung.
• Nur an den Versand denken und den Empfang übersehen, obwohl der seit 2025 Pflicht ist.
• Ohne Prüfung versenden und erst beim Empfänger merken, dass Pflichtfelder fehlen.