E-Rechnungen GoBD-konform archivieren — was Sie aufbewahren müssen

Was sind die GoBD?

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es ist ein Regelwerk der Finanzverwaltung, das festlegt, wie steuerlich relevante digitale Unterlagen zu führen und aufzubewahren sind — und dazu gehören Rechnungen.

Die GoBD sind keine Formatvorschrift, sondern eine Reihe von Grundsätzen: Die Unterlagen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar und über die Aufbewahrungsfrist verfügbar sein.

Das strukturierte Original ist maßgeblich

Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original — und genau der ist aufzubewahren. Für die beiden gängigen Formate heißt das:

• XRechnung: die XML-Datei selbst ist das Original und muss unverändert archiviert werden.
• ZUGFeRD: das gesamte hybride PDF ist aufzubewahren, also das PDF/A-3 samt eingebettetem XML — nicht nur die sichtbare PDF-Seite.

Die Grundsätze im Einzelnen

• Unveränderbarkeit: Eine einmal eingegangene oder versendete Rechnung darf nicht mehr geändert werden; nachträgliche Korrekturen müssen nachvollziehbar bleiben.
• Vollständigkeit: Jede Rechnung ist lückenlos aufzubewahren, keine darf fehlen.
• Nachvollziehbarkeit und Ordnung: Der Weg von der Rechnung zur Buchung (und zurück) muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit prüfbar sein.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Das strukturierte Format muss auswertbar bleiben — ein reiner Ausdruck oder ein Bild-Scan erfüllt das nicht.
• Verfügbarkeit: Über die gesamte Aufbewahrungsfrist muss die Rechnung lesbar und les-/auswertbar zugänglich sein.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz eine Aufbewahrungsfrist von in der Regel acht Jahren (zuvor zehn). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Ob und ab wann die verkürzte Frist für Ihre Belege greift und welche Sonderfälle gelten, hängt vom Einzelfall ab — das klärt Ihre Steuerberatung. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung.

Was gerade nicht ausreicht

• Nur einen Papierausdruck der E-Rechnung ablegen — das strukturierte Original geht damit verloren.
• Bei ZUGFeRD nur die sichtbare PDF-Ansicht speichern und das eingebettete XML verwerfen.
• Die Rechnung in ein anderes Format „umspeichern“ und das Original nicht behalten.
• Rechnungen nur im E-Mail-Postfach liegen lassen, ohne geordnete, unveränderbare Ablage.

Praktischer Hinweis zur Umsetzung

Weil das strukturierte Original zählt, sollten Sie es genau in der Form archivieren, in der es erzeugt oder empfangen wurde — die XML bei XRechnung, das komplette hybride PDF bei ZUGFeRD. Erzeugt ein Dienst die Rechnung für Sie, achten Sie darauf, dass Sie diese Originaldatei zurückerhalten und selbst revisionssicher ablegen. Invoapi speichert Rechnungsinhalte bewusst nicht — das Original liegt damit von Anfang an bei Ihnen, wo die Aufbewahrungspflicht es verlangt.