ZUGFeRD-Profile erklärt: MINIMUM, BASIC, EN 16931, EXTENDED — welches Sie brauchen

Was ist ein ZUGFeRD-Profil?

Ein Profil legt fest, welche Datenfelder in der eingebetteten XML-Rechnung enthalten sind. Alle Profile stecken in derselben Verpackung — einem PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML — aber sie unterscheiden sich im Umfang: vom bloßen Rechnungskopf bis zur vollständig ausmodellierten Rechnung mit allen Positionen.

Der Umfang entscheidet über zwei Dinge: ob das Dokument die Norm EN 16931 erfüllt (und damit die E-Rechnungspflicht) und wie weit der Empfänger es automatisiert verarbeiten kann.

Die Profile im Überblick

• MINIMUM: nur Kopf- und Summendaten, keine Rechnungspositionen. Kein vollständiger Rechnungsdatensatz nach EN 16931 — gedacht als Buchungshilfe, nicht als eigenständige E-Rechnung.
• BASIC WL (without lines): wie eine vollständige Rechnung, aber ohne einzelne Positionszeilen. Ebenfalls keine vollwertige EN-16931-Rechnung für sich allein.
• BASIC: enthält Positionen und deckt die Kernfelder der EN 16931 ab — für einfache Rechnungen konform.
• EN 16931 (früher COMFORT): der volle Umfang der Norm EN 16931. Die naheliegende Wahl für pflichtkonforme B2B-Rechnungen.
• EXTENDED: geht über EN 16931 hinaus und bildet auch komplexere Geschäftsvorfälle ab (etwa mehrere Lieferorte). Konform und zugleich am umfangreichsten.

Welches Profil erfüllt die E-Rechnungspflicht?

Als vollwertige, pflichtkonforme E-Rechnung eignen sich die Profile ab BASIC aufwärts — also BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Sie enthalten alle Kernfelder der Norm inklusive der Positionen.

MINIMUM und BASIC WL sind dagegen keine vollständigen Rechnungen im Sinne der EN 16931, weil ihnen die Positionsdaten fehlen. Sie sind für Sonderfälle gedacht (etwa als reine Buchungshilfe) und nicht als eigenständige E-Rechnung im pflichtigen B2B geeignet.

Im Zweifel ist das Profil EN 16931 die sichere Standardwahl: voller Normumfang, ohne die zusätzliche Komplexität von EXTENDED.

ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X — wie hängt das zusammen?

ZUGFeRD kennt zusätzlich ein Referenzprofil XRECHNUNG. Damit lässt sich innerhalb der ZUGFeRD-Verpackung eine Rechnung erzeugen, die zugleich die deutsche XRechnung-CIUS erfüllt — praktisch, wenn der Empfänger XRechnung-Regeln verlangt, Sie aber das hybride PDF liefern wollen.

Factur-X ist die französische Entsprechung und mit ZUGFeRD 2.x baugleich; die Profile heißen dort teils anders, meinen aber dasselbe. Sie müssen sich also nicht zwischen ZUGFeRD und Factur-X entscheiden — es ist dasselbe Format.

Wie erkenne ich das Profil einer Rechnung?

Das Profil steht in der Rechnung selbst — in der Spezifikationskennung (BT-24, CustomizationID) des eingebetteten XML. Ein Validator liest diese Kennung aus und prüft die Rechnung gegen die passenden Regeln. So sehen Sie zuverlässig, welches Profil vorliegt und ob es normkonform ist, statt sich auf den Dateinamen zu verlassen.