XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol — welches E-Rechnung-Format brauche ich?

Die Kurzentscheidung

• An öffentliche Auftraggeber (Behörden): XRechnung, meist mit Leitweg-ID.
• Im B2B, wenn der Empfänger auch ein lesbares PDF erwartet: ZUGFeRD (hybrides PDF).
• Grenzüberschreitend oder über ein Netzwerk: Peppol BIS über einen Access Point.
• Im Zweifel: ein Format, das Sie ohnehin aus denselben Daten erzeugen können — dann entscheiden Sie pro Empfänger.

Erst die Grundlage: EN 16931

Alle genannten Formate beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. Sie definiert das semantische Datenmodell — welche Felder eine Rechnung hat und was sie bedeuten. Die Norm erlaubt zwei technische Syntaxen: UBL und UN/CEFACT CII.

XRechnung, ZUGFeRD und Peppol sind konkrete Ausprägungen dieses Modells. Sie halten die Norm ein und ergänzen sie um nationale bzw. netzwerkspezifische Regeln. Wer das verstanden hat, sieht die Formate nicht mehr als Gegensätze, sondern als Varianten.

XRechnung — der Standard für Behörden

XRechnung ist die deutsche Ausprägung (CIUS) der EN 16931 als reines XML, gepflegt von der KoSIT. Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung ist sie vorgeschrieben. Dabei wird in der Regel eine Leitweg-ID verlangt, die den richtigen Empfänger innerhalb der Verwaltung adressiert — fehlt sie, wird die Rechnung abgewiesen.

XRechnung gibt es in beiden Syntaxen (UBL und CII); beide sind gleichwertig konform.

ZUGFeRD — ein Dokument für Mensch und Maschine

ZUGFeRD (baugleich mit Factur-X) ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML. Der große Vorteil: Der Empfänger sieht eine gewohnte PDF-Rechnung, seine Software liest die eingebetteten Daten. Das macht ZUGFeRD im B2B beliebt, wo nicht jeder Partner rein maschinell verarbeitet.

ZUGFeRD kennt mehrere Profile (u. a. BASIC, EN 16931, EXTENDED). Ab dem Profil EN 16931 ist das Dokument zugleich normkonform. Die aktuelle Version ist 2.5.2.

Peppol BIS — für das Netzwerk und den grenzüberschreitenden Handel

Peppol BIS Billing 3.0 ist das Format für den Austausch über das Peppol-Netz. Statt Rechnungen per E-Mail zu verschicken, übertragen die Beteiligten sie über zertifizierte Zugangspunkte (Access Points) — vergleichbar mit E-Mail-Servern, aber für strukturierte Geschäftsdokumente. Es beruht auf UBL und ist besonders im europaweiten Handel verbreitet.

Zu unterscheiden ist das Erzeugen/Prüfen eines Peppol-BIS-Dokuments von der eigentlichen Übertragung über einen Access Point — das sind zwei getrennte Schritte.

UBL oder CII — muss ich mich entscheiden?

UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII sind die beiden von EN 16931 erlaubten XML-Syntaxen. XRechnung ist in beiden möglich, ZUGFeRD nutzt CII, Peppol nutzt UBL. Für Sie als Rechnungssteller ist die Syntax meist zweitrangig — sie ändert nichts an der Konformität, und zwischen UBL und CII lässt sich verlustfrei konvertieren, solange beide dieselben Felder abbilden.

Warum Sie sich nicht festlegen müssen

Weil alle Formate dasselbe Datenmodell teilen, brauchen Sie nur eine Quelle: ein kanonisches JSON Ihrer Rechnung. Daraus lässt sich jedes Format erzeugen und zwischen ihnen konvertieren. So wählen Sie das Format nach dem Empfänger — XRechnung für die Behörde, ZUGFeRD für den B2B-Kunden, Peppol für den EU-Partner — statt sich einmal für immer zu binden.